Welcher Prozess eignet sich für KI?

1. Kommt die Aufgabe regelmäßig vor?

Ein wiederkehrender Vorgang bietet eine bessere Grundlage als ein seltenes Einzelproblem. Notiere, wie häufig er entsteht und welche Personen beteiligt sind. Schätzungen reichen für den Anfang, sollten später aber durch eine nachvollziehbare Ausgangsmessung ersetzt werden.

2. Wo entsteht heute Aufwand?

Trenne Lesen, Suchen, Übertragen und Entscheiden. Die KI muss nicht den gesamten Prozess übernehmen. Oft ist schon eine strukturierte Vorarbeit hilfreich: Unterlagen sortieren, Informationen zusammenstellen oder eine Antwort vorbereiten.

3. Gibt es geeignete Informationen?

Ein Assistent braucht zugängliche und gepflegte Quellen. Veraltete Dokumente, widersprüchliche Regeln oder fehlende Berechtigungen sind keine Kleinigkeiten. Sie entscheiden darüber, ob ein Pilot belastbar getestet werden kann.

4. Was passiert bei Unsicherheit?

Lege fest, wer einen unklaren Fall übernimmt. Eine gute Lösung darf eine Wissenslücke zeigen, eine Rückfrage stellen oder einen Vorgang zur Prüfung weitergeben. Sie muss nicht jede Eingabe selbstständig lösen.

5. Woran erkennst du eine Verbesserung?

Wähle wenige Kriterien: Bearbeitungszeit, Vollständigkeit, Suchaufwand oder Korrekturbedarf. Prüfe sie an vergleichbaren Aufgaben vor und während des Piloten. So wird aus einer eindrucksvollen Demo eine fundierte Entscheidung.

Was den Aufwand eines KI-Projekts bestimmt

Schnittstellen und Datenqualität

Eine gut dokumentierte Schnittstelle erleichtert die Anbindung. Fehlende Zugänge, uneinheitliche Daten oder proprietäre Fachsysteme können den Aufwand deutlich erhöhen. Deshalb ist die Bestandsaufnahme Teil einer seriösen Planung.

Prüfanforderungen und Rollen

Eine interne Recherchehilfe ist anders zu planen als eine Anwendung, die Vorgänge verändert oder sensible Dokumente verarbeitet. Je mehr Rollen, Freigaben und Nachweise erforderlich sind, desto sorgfältiger müssen Oberfläche, Regeln und Tests ausgearbeitet werden.

Entwicklung und laufender Betrieb trennen

Zum einmaligen Projektumfang können Konzeption, Entwicklung, Integration und Einführung gehören. Hinzu kommen je nach Lösung wiederkehrende Kosten für Modelle, Hosting, Lizenzen, Wartung und Support. Beides sollte im Angebot verständlich getrennt werden.

Mit einem begrenzten Umfang beginnen

Ein erster Prozess, eine definierte Dokumentenart oder ein klarer Nutzerkreis macht die Planung übersichtlicher. Erweiterungen sollten auf den Ergebnissen des Piloten aufbauen. Ein kleiner Start ist sinnvoll, wenn er trotzdem eine nutzbare Strecke vollständig abbildet.