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CasePilot AI

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Projektkonzepte / CasePilot AI
Fiktives Projektkonzept · Kanzleien & Beratungsunternehmen

CasePilot AI

Vom Dokumentenstapel zur prüfbaren Arbeitsgrundlage.

Ein interner Assistent, der neue Vorgänge ordnet, Dokumente erschließt und Antworten mit nachvollziehbaren Quellen vorbereitet.

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CasePilot AI / Konzeptansicht
Arbeitsbereich · Beispieldaten
01Dokumentenpaket zugeordnetImportiert
02Fundstellen für Sachverhalt3 Quellen
03Entwurf zur fachlichen PrüfungPrüfung nötig
10.000–30.000 €Unverbindlicher Planungsrahmen
Pilot → AusbauEin Prozess vor dem nächsten
Freigaben integriertVerantwortung bleibt beim Team
Ausgangslage

Ein greifbares Problem.
Ein klarer Auftrag.

Eine fiktive Beratung mit mehreren Fachbereichen verteilt neue Anfragen manuell. Dokumente liegen in verschiedenen Ordnern, Informationen müssen wiederholt gesucht werden. Fachkräfte verbringen Zeit mit dem Zusammenstellen von Unterlagen, bevor die eigentliche Beratung beginnt.

Das Zielbild

Neue Vorgänge erhalten eine einheitliche Struktur. Mitarbeiter finden relevante Passagen schneller und können Entwürfe anhand der Originalquellen prüfen.

Der Ablauf

So würde das System arbeiten.

01

Vorgang strukturiert erfassen

Ein Intake fragt Sachgebiet, Umfang und fehlende Unterlagen ab. Eine zuständige Person bestätigt die Zuordnung; die KI entscheidet nicht über die Annahme eines Mandats.

02

Unterlagen erschließen

Freigegebene Dateien werden ausgelesen und nach Dokumenttyp sortiert. Unlesbare Seiten und fehlende Angaben erscheinen sichtbar als Prüfaufgabe.

03

Quellenbasiert recherchieren

Mitarbeiter stellen Fragen innerhalb eines berechtigten Vorgangs. Antworten nennen passende Dokumente und Fundstellen; ohne belastbare Grundlage wird eine Lücke angezeigt.

04

Entwürfe fachlich freigeben

Zusammenfassungen und Antwortentwürfe bleiben intern, bis eine Fachperson sie prüft. Freigegebene Fassungen und Änderungen werden nachvollziehbar gespeichert.

Funktionsumfang

Was zur Lösung gehört.

Jedes Modul erfüllt eine konkrete Aufgabe. Der erste Pilot bildet eine bewusst begrenzte Strecke ab.

MODUL 01

Strukturierter Intake für neue Vorgänge

Informationen werden strukturiert aufgenommen und zur Prüfung bereitgestellt.

    MODUL 02

    Dokumentklassifikation mit manueller Korrektur

    Die Oberfläche zeigt Quelle, Status und den nächsten sinnvollen Schritt.

      MODUL 03

      Interne Suche über freigegebene Unterlagen

      Das Team kann Ergebnisse ergänzen, korrigieren und gezielt freigeben.

        MODUL 04

        Antwortentwürfe mit Quellenbezug

        Informationen werden strukturiert aufgenommen und zur Prüfung bereitgestellt.

          MODUL 05

          Rollen und getrennte Arbeitsbereiche

          Die Oberfläche zeigt Quelle, Status und den nächsten sinnvollen Schritt.

            MODUL 06

            Prüfansicht für fehlende oder widersprüchliche Angaben

            Das Team kann Ergebnisse ergänzen, korrigieren und gezielt freigeben.

              Systeme & Verantwortung

              Verbunden mit deinem Alltag.

              Für einen Pilot wird ein abgegrenzter Dokumentenbestand genutzt. Eine spätere Anbindung an DMS, Microsoft 365 oder CRM wird anhand der vorhandenen Schnittstellen geplant. Zugriffsrechte müssen aus dem Quellsystem übernommen oder ausdrücklich neu definiert werden.

              Bewusste Grenzen

              Keine autonome Rechtsberatung, keine Mandatsentscheidung und kein ungeprüfter Versand. Vertrauliche Originalunterlagen gehören erst nach Freigabe des Betriebs- und Datenschutzkonzepts in das System.

              Darstellung mit Beispieldaten. Das Konzept beschreibt eine mögliche Umsetzung, keine bereits verfügbare Standardsoftware.
              Abnahme statt Bauchgefühl

              Woran wir den Nutzen prüfen.

              MESSUNG

              Vorher und nachher vergleichen

              Vor dem Pilot erfassen wir eine Ausgangslage. Anschließend prüfen wir dieselben Aufgabentypen im Testbetrieb.

              • Suchzeit für typische Fachfragen
              • Anteil belegter Aussagen in Entwürfen
              • Anteil richtig klassifizierter Dokumente
              • Korrekturaufwand vor fachlicher Freigabe
              ÜBERGABE

              Ein nutzbares Ergebnis

              Zum vereinbarten Umfang gehört: Eine interne Rechercheoberfläche, ein dokumentierter Importprozess, Quellenansichten und ein Prüfkatalog mit typischen Fachfragen.

              • Dokumentation der vereinbarten Datenwege
              • Testfälle für Normalfälle und Ausnahmen
              • Einweisung und benannte Verantwortlichkeiten
              • Vereinbarter Plan für Wartung und Weiterentwicklung
              Es werden keine erreichten Effizienzgewinne behauptet. Konkrete Zielwerte, Zeitplan, Datenschutzanforderungen und Integrationskosten werden erst nach einer gemeinsamen Bestandsaufnahme festgelegt.
              Investition

              10.000–30.000 €

              Planungsrahmen für Konzeption, Pilot, die vereinbarten Anbindungen und die Übergabe.

              Der tatsächliche Aufwand hängt vor allem von Datenqualität, Schnittstellen, Rollenmodell und Prüfanforderungen ab. Laufende Lizenz-, Modell- und Betriebskosten sowie zusätzliche Funktionen sind separat zu kalkulieren.

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              Der nächste Schritt

              Eine ähnliche Herausforderung in deinem Unternehmen?

              Beschreibe deinen Ablauf. Daraus machen wir einen konkreten Ansatz für dein KI-Projekt.

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